Списания и инвентаризации по данным iiko: причины, позиции, локации

Потери прячутся в двух местах — и оба обычно без аналитики

Первый канал — ручные списания: порча, бракераж, питание персонала, хозтовары. Второй — инвентаризации: пересчёт вскрывает недостачи, которых не видно в ежедневной работе. В обоих случаях в учёте остаются документы, но картины нет: суммы разбросаны по актам, сравнить локации или месяцы между собой — отдельная ручная работа.

«Акты списания»: от суммы за период до конкретного товара

Наверху — сумма списаний за период и доля от выручки с ориентиром — вашей целью или 3%, основная причина и топ-позиция, сравнение с прошлым периодом. Ниже — график по дням и дерево «Тип ▸ Причина ▸ Товары»: от типа расходов из плана счетов iiko можно спуститься до конкретных позиций. Отдельные таблицы — топ причин, топ позиций, разбивка по складам и по локациям. Акт раскрывается в две части: что списали и что ушло со склада по техкарте, с количеством в единицах iiko.

«Инвентаризации»: недостачи и излишки по итогам пересчётов

Недостачи, излишки и чистый результат за период; график по дням; сравнение локаций — у какой точки недостачи выше, с той и начинать разбор; топ товаров — на чём теряется больше всего денег. Если в iiko разделены склады, причины или категории товаров, их можно выбрать и увидеть отдельными блоками — упаковка и хозтовары не смешиваются с продуктовыми недостачами. Внизу — журнал актов: каждый акт раскрывается до позиций с суммами недостачи и излишка.

Списания видны прямо в прибыли, а не отдельным отчётом

На дашборде и в обзоре P&L сумма списаний вычитается из валовой прибыли: так видна операционная прибыль до ФОТ и аренды. Разрыв между ними — это и есть «невидимые» потери, ориентир — до 3% от выручки. Если больше — ответ на вопрос «что именно списывается» лежит в этом разделе, в двух кликах. В полном отчёте о прибылях и убытках списания — отдельная строка, а какие счета в неё попадают, вы отмечаете в «Актах списания»: например, товар в счёт зарплаты не попадёт туда второй раз.

Честно: правка заказа — это не украденное блюдо

Удаление позиции из заказа до оплаты — обычная операция: гость передумал, кассир перепробил чек. Выручка при этом не теряется, и мы сознательно не красим правки в красный и не обвиняем сотрудников по объёму правок. Реальные потери — это оформленные списания и недостачи по инвентаризации. А для действительно подозрительных случаев — удалений позиций, уже отправленных на кухню, без списания — есть отдельный раздел «Опасные операции»: по каждому случаю виден номер заказа, блюдо, сумма и причина, указанная кассиром, — заказ легко найти в iiko и разобрать предметно. Там же отдельно показано, что закрыто без оплаты: питание персонала и бракераж.

Где ещё видны потери

Что должно быть в iiko

• Акты списания оформляются в iiko — сервис показывает то, что реально проведено в учёте.
• Инвентаризации проводятся в iiko — раздел заполняется по итогам пересчётов.
• Право «Просматривать OLAP-отчёт по проводкам» у учётной записи iiko, под которой подключён сервис. Если права нет, раздел не останется молча пустым — он покажет, какое право и где выдать.

Всё входит в основной тариф

«Акты списания», «Инвентаризации», «Опасные операции» и остальные разделы аналитики. Без лимитов на гостей и чеки, неограниченное число серверов iiko.